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ZOHO CRMの実践的活用方法(人材紹介会社編)

ご提案先の企業様より「ZOHO CRMには興味があるけど、実際の利用イメージが湧かない」というお声をいただくことがありますので、業種別の実装例をご紹介していきたいと思います。

ZOHO CRM
ZOHO CRM

今回は「人材紹介会社編」ということで、人材紹介サービスを提供している企業様向けのZOHO CRMの導入または移行イメージをご紹介させていただきます。

人材紹介サービスの管理システムに必要な基本機能

人材紹介サービス向けの業務用システムでは、ベンダーによって多少違いはあるものの、基本機能としては以下の機能が必須になるかと思います。

求人企業管理 人材紹介を依頼する(応募者を紹介する)会社情報の管理機能
担当者情報 求人企業の採用者(連絡先)情報の管理機能
求人情報管理 求人企業の求人情報(求人票)の管理機能
応募者管理 応募者(求人企業へ紹介者)の管理機能
紹介 / 選考管理 求人企業に紹介した応募者の選考プロセスの管理機能
売上 / 請求管理 求人企業に対する請求管理・請求書発行機能
各種帳票出力 求人票や業法上の帳票出力機能
各種レポート 売上・売上予測・選考状況・営業担当の実績など任意のレポート設定機能

ZOHO CRMのカスタマイズ案

ZOHO CRMのデフォルト仕様では上記のような構成になっていないため、基本機能の実装にはまず項目のカスタマイズが必要になります。

実装機能またはタブ 使用するタブ(ZOHO標準タブ) カスタマイズ内容
求人企業 取引先 項目カスタマイズ
見込企業 見込客 項目カスタマイズ
担当者 連絡先 項目カスタマイズ
求人情報 なし カスタムタブで実装(求人票記載項目)
応募者 なし カスタムタブで実装(応募者のレジュメ)
紹介 / 選考 商談 項目カスタマイズ(選考プロセスの管理)
売上 / 請求 ZOHO BOOKS連携またはレポート ワークフロー設定による自動化
各種帳票出力 各タブまたはレポート 差込印刷テンプレートの設定
各種レポート レポート 任意の項目で設定

各タブの項目などは上記のような構成にしておけば、基本機能はすべてカバーできると思います。
ZOHO CRMの良いところとして、各タブごとの登録情報は自由にカスタマイズすることができます。
人材紹介サービスと言っても、全業種を対象にしている場合と特定の業種に特化している場合などで必要な登録項目やKPI分析の方法も変わってくるかと思いますので、現在ご利用中の管理システムまたは管理シートなどの項目に合わせた実装が必要になります。

カスタマイズ後のタブ表示例
カスタマイズ後のタブ表示例

各機能(タブ)の実装

タブを設定しただけではただのデータベースになってしまいますので、次に各タブ間の連携や機能を設定していきます。

求人企業タブ

求人企業タブは、求人票に掲載する企業の基本情報や請求先の情報、紹介料率などの契約情報を登録できるようにします。
従ってZOHO CRMを人材紹介サービスの企業様に利用していただく上で、一番最初にデータ登録をしていただくタブになるかと思います。
登録されたデータは、「担当者」「求人情報」「紹介 / 選考」「売上 / 請求」の各機能でルックアップしますので、各タブで必要になる情報を登録できるようにカスタマイズしておく必要があります。

見込企業

見込企業は、まだ契約していないけれども営業担当からコンタクトしている企業の情報を登録できるようにしておきます。
データ項目は求人企業と似てくるかと思いますので、ZOHO CRMの「見込み客」タブをカスタマイズして使用するのがおすすめです。
見込企業と契約できた場合には求人企業・担当者に変換し、求人情報を追加できるようにしておけば、新規のアプローチ先を一元管理することが可能ですし、営業担当を紐付けておくことで新規営業にありがちな重複アプローチなどを避けて効率的な営業展開が可能になります。

担当者

ZOHO CRMでは標準仕様として、「取引先」と「連絡先」を分けて管理できるようになっています。
求人企業の採用担当者は変更になることもありますし、複数名が担当になっているケースもあると思いますので、この「連絡先」タブをカスタマイズして使用するのがおすすめです。

ここでは担当者の氏名・部署名・職位・連絡先などを登録できるようにしておきます。
連携するタブは、「求人企業」「紹介 / 選考」になります。

求人情報

求人情報はいわゆる求人票の情報です。
1つの求人企業から複数の求人票をいただくこともあると思いますので、こちらはZOHO CRMの標準タブではなく、カスタムタブとして作成するのがおすすめです。
実装する項目は求人票の掲載項目(雇用形態や業務内容、給与・勤務地などの雇用条件など)になりますので、最もイメージしやすいのではないかと思います。

実装ポイント

人材紹介会社様では自社で獲得した求人情報を自社のWebサイトに掲載したり、他媒体への連携を行なったりする必要があるかと思います。
このような場合には、この求人情報に連携する媒体や自社サイトでの掲載条件(職種・エリア・年収)などのカテゴリー分けを作成しておくことで、スムーズに連携することが可能です。

応募者

応募者情報もZOHO CRMの標準タブには無い項目なので、カスタムタブで実装します。
こちらは応募者の方のプロフィールやレジュメを兼ねることになりますので、実際に求人企業様に紹介するために必要な登録情報を入力できるように作成します。

実装ポイント

レジュメに記載する項目以外にも管理項目として応募者の方の希望条件など細かな情報を登録できるようにしておくと、求人案件の紹介などの際にコーディネーターの方が対象者をソートまたは検索しやすくなり、求人案件を素早くご紹介することに繋がります。

紹介 / 選考

このタブは、求人情報と応募者を紐付け、選考の進行状況などを管理するために使用します。
ZOHO CRMの標準仕様では、「商談」にあたるため商談タブのカスタマイズで実装することがおすすめです。
この商談タブは、商談ごとのステージ(標準仕様では、見積り提示・交渉・受注・失注など)を管理し、各ステージによる営業進捗や見込収益を可視化するために使用します。
人材紹介サービスに置き換えると、一次面接・二次面接・最終面接・内定・内定受諾・辞退・落選など、選考プロセスにおいて発生するステージにカスタマイズしておきます。

この項目設定は非常に重要で、人材紹介サービス特有の内定受諾〜入社までのリードタイムによる紹介フィーの予測などを立てたり、KPI分析を行う上で指標になる項目ですので、過去の実績値などを分析し実情にあったものにする必要があります。

売上 / 請求

人材紹介サービスは、入社タイミングや求人企業ごとの支払サイクルや契約条件などによって請求タイミングが変わってくる場合もあるため、他の業種と比較してバックオフィスの請求管理が非常に煩雑になる傾向があります。
しかし、うっかり請求ミスや請求漏れがあるとお取引先との信頼関係にも関わってきますので、最も気を使う部分です。

実装方法はケースバイケースですが、例えば「紹介 / 選考」のステージに関連付けて、自動で請求レコードが作成されるように設定しておくことも可能ですし、実装によっては請求書まで自動発行されるようにすることも可能です。
また、ZOHO CRMのユーザ権限により請求書の発行を承認するような業務プロセスを設定しておくことも可能です。
いずれにしても、煩雑な請求管理を営業担当・コーディネーター・経理担当などの当事者にとって最も手間なく・漏れなく・ミス無く行うための実装が必要になりますので、実務担当に詳しくヒアリングした上でカスタマイズしていくことになります。

各種帳票出力

ZOHO CRMでは各タブのデータの印刷時テンプレートを定義しておくことができます。
応募者の方に送る求人票や、求人企業に提出する応募者のレジュメなど、必要な帳票を自由にカスタマイズできます。
業法上書面で保管しなければならない帳簿書類なども、ここで実装しておくことでバックオフィス業務の軽減が可能です。

各種レポート

レポート機能はZOHO CRMの標準のレポート機能を使用します。
標準といっても出力するレポートは元々カスタマイズすることが前提になっていますので、これまで設定してきたタブの項目や選考状況など、自由にデータを取り出して可視化することができます。

一例として下記のようなレポート出力が可能です。

  • 営業担当ごとの獲得求人数
  • 営業担当ごとの月次紹介報酬
  • コーディネーターごとの月次紹介報酬
  • コーディネーターごとの月次内定数
  • 業種別の内定数
  • 応募者の属性別の紹介報酬

これまでの実装でデータの一元管理ができるようになっていますので、レポート類は必要な項目・可視化したい項目などを選んで自由に設定することができます。

ZOHO CRMでもっと便利になる業務プロセス

これまでは人材紹介サービスに必要な基本機能の実装を見てきましたが、これだけだと専用システムにも備わっている機能ですので、システム利用料やカスタマイズ性以外の利用メリットを感じていただけないかも知れません。
しかし、もちろんZOHO CRMの実力はこれだけではありません。
ご要望とアイデア次第で、貴社の業務プロセスを効率化し、より便利に、より効率的に利用していただく実装が可能です。
以下では、その一例をご紹介させていただきます。

Web掲載求人の自動化

ZOHO CRMではAPIの利用が可能ですので、自社サイトからAPIで公開求人の情報を取得し、自動的に掲載させることが可能です。
Webサイト上で求人情報の複合検索に対応する場合などは、ZOHOの求人情報に各分類(エリア・業種・職種・年収など)の情報をセットしておけば、あとはWeb側の実装で自動更新される求人情報サイトを運用することができます。

応募者データの自動登録

さらにWebサイト側に応募フォームを作成し、ZOHO CRMの応募者データと連携しておくことで、Web応募からシームレスにレジュメ登録・求人紹介を管理していくことができます。
再登録の必要がなく、業務効率の向上と入力ミスの防止にも繋がり、各担当の対応もスピーディに行うことができます。

求人企業のデータ登録

逆に求人企業データの登録も、前述のWebフォーム連携で行うことも可能ですし、スマホアプリから名刺データを読み込んで登録するなど、本来のCRMとしての機能を存分に活かして営業担当の業務効率化を図ることもできます。

営業の効率化

営業管理に関しては見込データが一元化されるため、営業レポートなども自動化でき、日報作成の簡略化や管理職の方の営業進捗管理も非常に効率化できます。
特に地方などの遠隔地に支店展開をされている人材紹介会社様などでは、必要に応じて営業サイドの機能を充実させることが可能です。

他のZOHOアプリとの連携

更にZOHOではCRM以外にも様々なアプリケーションとの連携が可能ですので、例えばマーケティング系のアプリと連動して、応募者(登録者)の方にメルマガ発行を行なったり、求人企業担当に最新の動向を一斉配信したりという活用が可能です。
また、Webサイトに連携できるMAツールの活用で求人企業側のセールスシグナルをキャッチしたり、BIツールを使用して膨大なデータ分析を行なったりと、ライバル企業に差をつけるために活用できるツールが盛りだくさんです。

人材紹介サービスでZOHO CRMを活用する最大メリット

カスタマイズ自由度の高いZOHO CRMを採用していただくことで、人材紹介サービスに必要な基本機能はもちろん、Webサイトとの連携によるサービス展開や、営業・バックオフィスの業務効率化を同時に行うことができます。

そして何より素晴らしいのは、これだけの高機能を備えていながら、システムの利用料が低価格に設定されており、40以上の連携アプリを単一料金で利用できるSUITEプラン(ZOHO One)が用意されていることです。

ZOHO One
ZOHO One

SUITEプランを利用すれば、人材紹介サービスの基幹業務だけでなく、社内コミュニケーションのためのグループウェアや、遠隔地の面談などで使用できるオンライン会議アプリ、Webサイトとの連携やマーケティングツールなど、業務効率と成果を加速させるツールが単一料金で使用できるようになります。

参考(ZOHO Oneの利用料金)

(表示金額はすべて税別)
導入プラン 年間契約(月額) 月間契約(月額)
全従業員で導入 4,200円 / 1ユーザー 4,900円 / 1ユーザー
必要人数分だけ導入 10,500円 / 1ユーザー 12,600円 / 1ユーザー

また、ZOHO CRMは無料でお試し利用も可能ですので、是非気軽に触ってみてください。
有料プランの申込をするまで、一切費用はかかりません。
現在の業務システムからの移行をお考えの企業様やZOHO CRMに興味を持っていただけた企業様は、是非お気軽にご相談ください。