弊社では以前からお客様のZOHO製品導入のお手伝いをさせていただいておりましたが、この夏からZOHO Authorized Partnerとして正式にゾーホージャパン社のパートナーとなりました。

これを期に自社でもZOHO Oneアカウントを契約し、お客様向けの実装だけではなく自社でもZOHO製品を活用し始めましたが、実際にZOHO Oneの使用を開始して3ヶ月が経過し、「業務が効率化された」「楽になった」と実感する部分をまとめてみました。

顧客データの一元管理化（ZOHO CRM）

なんといっても一番業務効率化のインパクトがあったのは、ZOHO CRMの導入です。
お客様の導入事例でも最も件数が多いZOHO CRMは、「顧客関係管理」や「顧客管理システム」と訳されますが、文字通りお取引先の企業情報や担当者様のデータを一元管理するシステムです。
これだけだと「単なる顧客名簿ですか？」と誤解されてしまいがちですが、お客様のデータに進行中の商談やご発注いただいたご注文データ、電話やメールでのやり取りの履歴、ご契約情報などあらゆるデータを紐付けて管理できるため、あらゆるデータ管理が非常に効率化されます。

顧客データ管理の効率化

既にお取引をいただいている既存のお客様のデータもCRM上で管理するようになり、メールの関連付けも自動で行われるため、例えばお客様から急なご連絡をいただいた際などに、担当者が外出中であっても「○○はただいま外出しておりまして、戻りましたら折り返しご連絡を...」ということをしなくても、電話を受けた人が履歴を見てそれまでのやり取りの経緯を把握できるようになりました。
大切なお客様とのコミュニケーション・ロスを減らしたり、社内情報共有のためのロスを減らして、円滑に情報共有ができるようになったと実感しています。

見込み顧客リスト作成の自動化

弊社の場合、Webからご連絡をいただいたお客様は自動でZOHO CRMにデータ登録させていただいております。
弊社では基本的にアウトバウンドでの電話営業やプッシュ型のメール営業などは行なっていないのですが、Webフォームからお問い合わせいただいたお客様のデータをお問い合わせ内容と一緒に登録しておくことで、お問い合わせに対する対応漏れなどが無いよう管理できるようになりました。
Webフォームからメールを受信するだけだと、どうしても一定頻度で発生してしまっていた返信漏れや返信遅れも、CRM上で対応状況が一覧できるため無くなりました。
またチーム内で対応状況も共有できるため、打ち合わせで外出が多い場合でも他のメンバーがフォローするといった流れができてきました。

Webからのお問い合わせ以外でも、名刺交換をさせていただいた新規のお客様もZOHOの名刺スキャンアプリを使って簡単にCRMに登録できるため、登録漏れということもありません。

商談管理の効率化

ZOHO CRMでは、お客様と商談データ、さらに商談のステージ別の予測売上を管理することができます。
失注すると0%、受注すると100％、その間のステージと確度は自由にカスタマイズ可能ですので、「今どんな商談がどのステージで進行しているか？」「今月の確定売上はいくらか？」「3ヶ月後の予測売上はいくらか？」といった指標をほぼリアルタイムに把握することができます。
特に複数の営業担当がいる企業様では、これは非常に重要ですよね。
毎日営業日報を手書きしなくても、CRMからデータ集計をすれば一目瞭然なので、営業担当の余計な業務も削減できます。

また将来の収益予測も数値化されるので、予測値から「今、何をすべきか？」が明確になります。
日々の営業活動や業務支持を漠然と行なっていたチームでも、実績値・予実比・予測値が明確になることで、共通の営業指針や目標を瞬時に共有し、活動内容の軌道修正にも役立つと思います。

マーケティング効率化（SalesIQ・PageSense・MarketingHub）

ZOHOにはZOHO CRMと関連付けが可能なMAツールや分析ツールがたくさん用意されています。
弊社はWeb制作会社ですので、Webサイトと連携できるものを中心にテスト的に活用していますが、使ってみて改めて重要性を感じたものを挙げてみます。

Web訪問履歴とCRMの関連付け

弊社のWebサイトからお問い合わせいただいたお客様はCRMに自動登録されると同時に、どのようなページをご覧になられたかのデータも紐付いて登録されます。
まだお会いしたことの無いお客様でも、どんなサービスや内容に興味があるのか、どういった経路でお問い合わせをいただいたのかが把握できるため、お問い合わせ後のご提案内容や初回お打ち合わせの際の資料作成も効率化することができました。
初めてのお打ち合わせなのであれもこれもと作り込みすぎてしまう資料も、焦点を絞って集約することができるようになった、という感じでしょうか。
また、Webサイト上のチャットツールからお問い合わせをいただいた場合は、チャットの履歴もすべてCRMに連携するため、漏れなく社内共有ができるようになりました。

Webサイトの改善

もう一つ大きな点は、お客様や見込のお客様の再訪問を検知してくれる点です。
お問い合わせにつながらなかった場合でも、特定のページに再訪問していただていることがわかったり、ページ遷移のデータを確認することでWebコンテンツの改善や発信内容を決める上での大きな指標になっています。

また、Webサイトからお問い合わせに至らなかったお客様も含めて、ヒートマップを分析したり、フォームの離脱率の測定など手軽に行なえますので、Webサイトの修正をしていく上で、仮説・検証・実装の流れが非常に効率的になりました。

ちなみにZOHO PageSenseではWebサイトのABテストも行うことができますが、弊社ではGoogleオプティマイズを使用しています。（これはまた別の機会に）

営業効率化（Cliq・Assist）

Web制作や機能追加のお打ち合わせでは、「画面を見ながらお話する」ということが非常に重要です。
このため、特に新規制作のプロジェクトなどではお打ち合わせのための外出も頻繁になるのですが、最近ではオンラインミーティングのツールも一般的になってきましたよね。
ZOHOでもこれに類するアプリケーションが用意されているため、営業面での効率化（お打ち合わせのための往復時間の節約）が顕著になってきました。

遠方のお客様とのお打ち合わせ

ZOHO Cliqを利用すると手軽にオンラインミーティングができるため、遠方のお客様でも制作のお打ち合わせができるようになりました。
いかにメールやビジネスチャットでやり取りすることが主流になっても、やっぱり初めてのお取引では顔を見てお話することも重要ですよね。
PC画面を共有しながら説明もできるので、「画面を見ながらお話する」ことについても、必ずしも訪問によるお打ち合わせが必要ではなくなりました。

お客様サポートの効率化

まだ試験運用中ですが、ZOHO Assistを使用するとお客様側のPC画面を遠隔操作しながら利用方法のサポートができるため、将来的には弊社で制作したWordPress管理画面の操作サポートやZOHO製品の操作サポートについても利用していきたいな、と考えています。

ルーティーン業務の効率化

請求管理の効率化

弊社でもご多分に漏れず、毎月月末に当月売上をエクセルシートで集計し、請求内容やご請求サイクルのチェックを行い、請求書を起票し...という感じで行なっていた請求管理業務ですが、ZOHO CRMの導入後は、カスタムレポートのボタンひとつで顧客別の請求情報が一覧で表示されるようになりました。
もう少しカスタマイズすると請求書発行まで自動化することも可能ですが、弊社ではまだそこまで対応していません。
将来的には、請求書発行→ご担当者様宛に自動メール送信というところまで対応したいと考えておりますが、現状でも毎月の請求業務は飛躍的に効率化されたと実感しています。

契約書関連業務の効率化

少し地味ですが、非常に効率化できて嬉しかった点をもう一つ。それはご契約書関連の業務効率化です。
弊社の場合には規模的にもそこまで契約書関連事務が多いわけではありませんが、それでも新規のご契約書を交わす際には、WORDでドラフト作成、メール等でやり取りしながら修正と変更履歴の確認、リーガルチェック、最終版の作成、製本、捺印、郵送でのやり取りなど非常に手間と日数がかかっていました。

ZOHO Oneを導入してからは、特に書面を希望されるお客様以外は、ZOHO Writer（WORD互換）でドラフト確認、清書版をZOHO Signでメール送信→オンラインサインアップという流れでご契約の手続きが完了するため、これはもう本当に助かっています。
世の中的にも、もっともっと電子契約が主流になればいいな、と願わずにいられません。

ついでにお客様にサインアップいただいたご契約書は、ZOHO CRMの顧客データと関連付けて保存できるため、プリントアウトしてファイリングしてロッカーに鍵をかけて（または金庫に保管して）・・・という作業もなく、セキュアなクラウド環境に保存することができます。

まとめ

他にも活用している製品はありますが、取り急ぎ導入3ヶ月で成果を発揮しているものを挙げてみました。
これだけでもかなりの業務が効率化でき、同じ業務を行なっていても時間的な余裕が生まれるようになってきました。

これまではお客様向けの営業業務や制作プロジェクトの進行など対外的な業務に忙殺されて、なかなか自社サイトの更新ができなかったり、どうしても社内向きの業務は後回しになってしまいがちでしたが、そのあたりが劇的に改善したと感じています。

そして何より、「もっとZOHOを活用して効率化できるんじゃないか？」と考えるようになりました。
これは、ZOHO導入支援を受動的にお手伝いさせていただいていたときとの大きな差です。
これからはもっとお客様のWeb活用と業務効率化の提案・実装精度を上げていけると確信しています。

弊社の規模でも実感できる業務効率化、より人数の多い企業様でしたらもっと顕著な効果を実感できると思います。
採用難、人材不足と嘆く前に、是非今の業務を見直して効率化に取り組んでみていただくことをおすすめします。
業務効率化は、同じ業務量をより少ない人数でこなすことでもあります。

試してみるならZOHO Oneがおすすめです

ZOHO Oneはこの記事でご紹介したすべての業務アプリをアカウント数に応じた単一料金で使用できます。
これからCRMの導入や業務効率化に取り組んでみたいという企業様には、自信を持っておすすめできる価格体系になっています。

参考（ZOHO Oneの利用料金）

ZOHO CRMは無料でお試し利用も可能ですので、是非気軽に触ってみてください。
有料プランの申込をするまで、一切費用はかかりません。
ZOHO Oneを導入して業務効率の改善や売上アップにつなげたい企業様もお気軽にご相談ください。